Техническое задание на мероприятие: как составить ТЗ для точной сметы

01Зачем нужно ТЗ, если можно просто позвонить

Позвонить можно и нужно — но устные договорённости теряются, а детали всплывают в последний момент. Письменное ТЗ даёт:

• Точную смету. Подрядчик считает то, что вам нужно, а не «типовой комплект с запасом».
• Честное сравнение. Когда у всех подрядчиков одно ТЗ, сметы можно сравнивать один к одному.
• Защиту от сюрпризов. Всё, что записано, должно быть на площадке. Нет спора «а мы думали…».
• Спокойствие в день мероприятия. Техники приезжают, уже зная, куда ставить сцену и откуда брать питание.

02Что должно быть в ТЗ: 10 блоков

1. Общие сведения

   Название и формат, дата, время начала и окончания, число гостей, контактное лицо заказчика.

2. Площадка

   Адрес, зал или улица, размеры, высота потолка, план с отметкой сцены и входов. Фото тоже подойдут.

3. Электричество

   Где щит, какая выделенная мощность, 220 или 380 В. Если данных нет — так и напишите, выясним у площадки.

4. Тайминг

   Когда можно начинать монтаж, во сколько саундчек, начало, окончание и срок демонтажа.

5. Программа

   Что происходит по минутам: выступления, речь, видео, танцы, спецэффекты.

6. Звук

   Сколько микрофонов и каких, живая музыка или DJ, нужна ли трансляция в соседний зал.

7. Свет

   Заливка, свет на сцену, танцпол, эффекты — или просто «атмосферно, в цветах бренда».

8. Сцена и конструкции

   Нужен ли подиум, его размер и высота, фермы для подвеса, фотозона, арка.

9. Видео

   Экран или LED, размер, что показываем (презентация, видео, трансляция), откуда идёт сигнал.

10. Персонал и особые требования

    Звукорежиссёр, художник по свету, техник на весь вечер. Дресс-код техников, требования площадки.

03ТЗ и технический райдер — в чём разница

Бывает ещё бытовой райдер — гримёрка, вода, питание, трансфер для артиста. На технику он не влияет, но его тоже стоит передать организатору.

04Шаблон ТЗ: скопируйте и заполните

Заполните то, что знаете. Пустые поля — не проблема, уточним по телефону.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА МЕРОПРИЯТИЕ

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Название / формат:
Дата:                      Начало:        Окончание:
Количество гостей:
Контактное лицо, телефон:

2. ПЛОЩАДКА
Адрес:
Зал / улица / шатёр:
Размеры зала, высота потолка:
План площадки / фото: приложено — да / нет
Подъезд для разгрузки, этаж, лифт:

3. ЭЛЕКТРИЧЕСТВО
Где находится щит:
Выделенная мощность (кВт), 220 / 380 В:
Нужен генератор: да / нет / не знаю

4. ТАЙМИНГ
Монтаж с:                  Саундчек / прогон:
Начало мероприятия:        Окончание:
Демонтаж до:

5. ПРОГРАММА (по минутам)
00:00 —
00:00 —
00:00 —

6. ЗВУК
Музыка: DJ / живая группа / фон с ноутбука
Радиомикрофоны (ручные / головные / петличные), шт.:
Выступающие артисты (райдеры приложены):
Трансляция звука в другие зоны:

7. СВЕТ
Заливка зала (цвета):
Свет на сцену / президиум:
Танцпол, эффекты:
Спецэффекты (дым, холодные фонтаны, салют):

8. СЦЕНА И КОНСТРУКЦИИ
Подиум (размер × высота):
Фермы, порталы, арка, фотозона:

9. ВИДЕО
Экран / LED / телевизоры, размер:
Что показываем: презентация / видео / трансляция
Источник сигнала (ноутбук, разъём):

10. ПЕРСОНАЛ И ОСОБЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Звукорежиссёр / художник по свету / техник:
Требования площадки (громкость, время, эффекты):
Другое:

05Если вы не разбираетесь в технике

И не нужно. Техническая часть — работа подрядчика. От заказчика нужны факты, которые знаете только вы:

• что будет происходить и в каком порядке;
• сколько людей и где они будут сидеть или стоять;
• кто выступает и нужны ли им микрофоны;
• что показываем на экране и откуда;
• что говорит площадка про электричество и время монтажа.

Остальное — модели колонок, мощность, схемы подключения — мы переведём в техническую спецификацию сами. Подобрать мощность звука поможет калькулятор в соседней статье.

06Частые ошибки в ТЗ

1. «Нужен хороший звук». Хороший для кого и для чего? Пишите задачу: «речь спикеров на 150 человек + фоновая музыка».
2. Нет тайминга монтажа. Оказывается, площадка пускает за час до начала, а сцена монтируется три.
3. Забыли про электричество. Самая частая причина срочного поиска генератора в день мероприятия.
4. Райдер артиста пришёл за день. Запрашивайте райдеры сразу при бронировании артистов.
5. Одно ТЗ — разным подрядчикам в разных версиях. Сметы становятся несравнимыми.

Готовое ТЗ, план площадки и райдеры можно отправить через форму на главной — прикрепите файлы, и мы вернёмся со сметой.