- Начните с цели, числа гостей и бюджета — от них зависит всё остальное.
- Площадку и ведущего бронируйте за 2–3 месяца, особенно на декабрь.
- Технику — звук, свет, экран — проверяйте вместе с площадкой: электричество, время монтажа, затемнение.
- Внизу — интерактивный чек-лист: отмечайте пункты, прогресс сохранится в браузере.
01С чего начать: 4 вопроса
Прежде чем искать площадку, ответьте себе на четыре вопроса. Они сэкономят десятки созвонов.
- Зачем мы собираемся? Подвести итоги года, сплотить новую команду, наградить лучших, отметить юбилей компании. От цели зависит формат: банкет, вечеринка, выезд, квест.
- Сколько будет гостей? Хотя бы с точностью ±10 человек — от этого зависят площадка, звук и кейтеринг.
- Какой бюджет? Честная сумма на человека помогает подрядчикам сразу предложить реалистичный вариант.
- Когда? Декабрь в Крыму — пиковый сезон; летом — отличное время для open-air на побережье.
02План подготовки по неделям
За 2–3 месяца
Цель, бюджет, дата, число гостей. Бронь площадки и ведущего. Первичный запрос технике: звук, свет, экран.
За месяц
Сценарий и тайминг. Артисты, DJ, интерактив. Меню и кейтеринг. Осмотр площадки вместе с техническим подрядчиком.
За 2 недели
Финальная смета. Презентации и видео для экрана. Список награждений и подарков. Согласование декора.
За неделю
Точное число гостей для кейтеринга. Рассадка. Тайминг монтажа с площадкой. Контакты ответственных в одном чате.
В день мероприятия
Монтаж и саундчек до прихода гостей. Прогон презентации на экране. Один человек от компании на связи с ведущим и техниками.
03Площадка: что проверить до брони
Красивый зал — ещё не значит подходящий. Технические вопросы, которые стоит задать администратору:
- Электричество. Сколько розеток и линий, есть ли доступ к щиту. Для звука и света нужна отдельная линия от кухни.
- Время монтажа. Во сколько можно заехать технике и во сколько нужно освободить зал.
- Затемнение. Можно ли закрыть окна — от этого зависит, подойдёт ли проектор и будет ли работать свет.
- Высота потолка и сцена. Есть ли подиум или его нужно привезти, куда ставить экран.
- Подъезд и разгрузка. Где встать машине с оборудованием, есть ли лифт или ступени.
- Ограничения. Громкость, время окончания музыки, разрешены ли дым и холодные фонтаны.
04Программа: ведущий, DJ и «изюминка»
Программа держится на ведущем — он связывает поздравления, конкурсы и танцы в один вечер. Дальше собираете вокруг него:
- DJ — музыка на встрече гостей, фон на банкете, танцпол;
- артисты — кавер-группа, вокалист, шоу-номер;
- интерактив — фокусник у столов, фотозона, квиз, караоке;
- торжественная часть — награждения, итоги года, видеопоздравления.
Официальную часть ставьте в начало вечера и укладывайте в 30–40 минут. Через час после начала банкета внимание гостей к сцене резко падает.
05Техника: минимальный набор для корпоратива
| Что | Зачем | Когда можно без этого |
|---|---|---|
| Звук + 2 радиомикрофона | Ведущий, тосты, музыка | Никогда |
| Экран или LED | Презентация, видео, награждения | Если нет официальной части |
| Свет: заливка + танцпол | Атмосфера и танцы | Дневной формат, пикник |
| Сцена / подиум | Видно выступающих и артистов | До 40 гостей в небольшом зале |
| Звукорежиссёр | Контроль звука весь вечер | Только фоновая музыка |
Как подобрать мощность — в статье про расчёт звука, а что выбрать для презентаций — в сравнении LED-экрана и проектора.
06Что обычно забывают
- Переходники для ноутбука с презентацией и запасную копию файла на флешке.
- Батарейки для радиомикрофонов и второй микрофон «на всякий случай».
- Время на прогон видео и презентации до прихода гостей.
- Кто от компании отвечает за тайминг и общается с ведущим.
- Трансфер гостей с загородной площадки.
- Фотографа — иначе от корпоратива останутся только смазанные кадры с телефонов.
07Интерактивный чек-лист
Отмечайте готовые пункты — прогресс сохранится в этом браузере, можно вернуться к списку позже.
?Вопросы и ответы
За сколько времени начинать подготовку корпоратива?
Идеально — за 2–3 месяца, особенно на декабрь: лучшие площадки и ведущие в Крыму на новогодний сезон разбирают рано. Небольшой корпоратив на 20–30 человек реально собрать и за 2–3 недели, если площадка свободна.
Что входит в корпоратив «под ключ»?
Мы берём на себя техническую часть и программу: звук, свет, сцену, экран, ведущего, DJ, артистов, фокусника, спецэффекты и декор. Можем подключить кейтеринг. Вы согласуете сценарий и бюджет — остальное наша забота.
Можно ли провести корпоратив в офисе?
Да. Для офиса обычно хватает компактного звука, радиомикрофона, небольшого света и экрана для поздравлений. Важно заранее проверить электричество и договориться с арендодателем о времени и громкости.
Нужен ли экран на корпоративе?
Почти всегда да: презентация итогов года, видеопоздравления, награждения, фото сотрудников. Для зала с затемнением подойдёт проектор, для светлого или большого зала — LED-экран. Подробнее — в статье про выбор экрана.
